NotionでATSをつくったら便利すぎた！！【サブリ採用現場から】

こんにちは、管理部の山岸です。
採用担当がその取り組みなどについて発信する【サブリ採用現場から】、気づけば1年以上ぶりの更新となってしまいました…。

今回はタイトルにある通り”ATS”について。
耳馴染みない言葉かと思うのですが、ATSとはApplicant Tracking Systemの略で、日本語だと”採用管理システム”と訳されます。
採用に関わる全ての情報、応募書類、選考の進捗、面接記録などなど…全てをクラウド上で一元管理するようなシステムのことですね。

これまでのサブリ採用の管理状況

これまで弊社の管理状況としてはGoogleドライブ、スプレッドシートを利用しておりました。応募書類は応募者ごとにフォルダを作りドライブへアップ、応募者一覧用スプレッドシートを作って手動で更新しつつ、面接記録のシートもテンプレートをコピーして…と、とにかく人力部分が多く自動化も進んでおらずな状態でした。
加えて、ドライブの容量圧迫やページ遷移の多さ、またデータ同士の連携が難しい/融通が利きにくいなどGoogleサービスに使いづらさを感じ始めていたこともあり、ATSの導入を検討し始めたのが昨年夏の終わりでした。

当初は外部サービスを予定していて、何社もお話を聞かせていただいたのですが、一番のネックだったのが「アップロードできるデータ」問題でした。
サブリメイションでは、クリエイター職へ応募の際にはポートフォリオ、またはデモリールの提出が必須です。販売されているATSサービスは、こういったサイズが大きいPDFや、動画データ（MP4、MOVなど）にアップが対応していないということが判明。
※あくまで弊社がATSで重要視している部分とマッチしなかったというだけで、サービスの内容はすごく便利なものです。
「やはりGoogleでなんとかするしか…」と思っていた矢先、たまたまNotionの活用事例を見つけました。

Notionとの出会い

そもそもNotionとは、”超柔軟なドキュメンテーションツール”です。メモやタスク管理、データベースなど様々な機能が備わった万能アプリになります。社内wikiやポータルサイト、プロジェクト管理、メンバーリストetc…本当に様々な活用ができるツールになります。
今回はATSとしての導入ということで、他社さんの事例を調べたり、テンプレートを購入してデータの作り方を学びつつ、サブリメイションの採用フローにあったものを作成していきました。
諸々の検証を重ね、ページやデータの作り方に頭を悩ませ…。「これは行ける！」と確信を持てた所で、会社に提案し導入が決まりました。

｜完成したATSのページ（一部広報向けに編集しています）

Notion…有能すぎる！

管理する側の感想としては「めっちゃ便利」、この一言に尽きます。
ATSサービス導入の際に弊社の事情とマッチしなかった部分がNotionで解決出来るという点は非常に大きいですね。ポイントをいくつか紹介すると

①　ひとつのデータを様々な見せ方ができる
元々使っていたスプレッドシートでは、IMPORTRANGE関数やQUERY関数で別シートや別データへ転記する方式を取っていました。ただ、列の並び替えが出来なかったり、リンクが有効化されないといった使いづらさがありました。
Notionの場合、ワンクリックでひとつのデータを様々な見せ方が出来ますし、表示させる項目の表示/非表示や順番の入れ替えも自由自在です。面倒な関数を入れずに感覚的な操作でこれらが可能というのは非常に使いやすいと感じています。

②　データ同士の連携も簡単
詳しい説明は省きますが、基本機能のリレーションとロールアップは今回ATSを作るにあたって便利だと感じました。これを使って応募者データと選考履歴を連動させているのでなくてはならない機能ですね。
また、オートメーションもあるので「Aのデータで▲というステータスに更新されたら、Bのデータに反映させる」みたいなトリガーの設定も可能です。GoogleにもGAS（Google App Script）はありますがコーディングの知識は必須…。ノーコードで自動化も出来る点は効率化への貢献は大きいです。

③アップロードできるデータが無制限
有料プランの場合は1ファイル5GBまで、全体の容量は無制限にアップロード可能です。ファイルの種類もPDF、MP4、MOVなどメジャーなものにはほとんど対応しているので、悩んでいた課題もクリアできました。
加えて、どんなに大きいサイズでもダウンロードせずに閲覧できるのも、履歴書などの個人情報を扱う上で個人PCにデータを残してしまう可能性が無いという利点もあります。

さらに今回は、効率化と自動化を図るためAPI連携ツールも利用しています。NotionがATSとして作られた訳ではない以上、カバーできない部分についてはGoogleサービスも利用しています。（例えば応募フォームなど）

余談になりますが、実は…RECRUITページもNotionで作成しています！

カラム構成はクリックで掴んで配置出来ますし、文字の大きさや色も簡単に変更可能です。Notion自体がレスポンシブデザインなので、何もせずとも端末に合わせて表示は変更されます。HTMLやCSSの知識ゼロで割としっかりしたWEBサイトが作ることができます。（すごい）
このページについては見やすさと使いやすさの面からCSSを一部適用したいと思い、Wraptasというサービスを利用しています。ボタン式リンク、背景色の適用、テーブルの幅調整やパーマリンクの設定はこのサービス上で行っています。

・・・

というような感じで、今回はATS導入の裏話でした。
先に書いた通りNotionかなり便利です！当初はATSのためでしたが、今では個人的にも活用中です。仕事柄クリッピングをするのですが、これまではチャットにURLだけ貼ったり、色んなドキュメントに貼ったり、フォルダに保存したりと整理できていませんでした。
これをカテゴリー分けをしてNotionにまとめてみたんですが、見たい情報にすぐたどり着けるので重宝しています。おかげで気になった記事や資料はバンバン突っ込んでます（笑）。
元々あるNotionの機能や、API連携ツールを使えばノーコードでここまで出来てしまうのか…！？と、正直驚きました。私は文系なのでエンジニア寄りの分野はハードル高く感じていたんですが、今回検証から導入までひとりでこなせたくらい非常に扱いやすいツールです。

一方でまだ使い慣れておらず、検証が進んでいない面も。例えば数式はExcelやスプレッドシートと処理が大きく異なるので、データの作り方から悩むこともあります。こちらについては検証を重ねつつ、今回のATS以外でも社内に還元できればと考えております！

ここまで読んでくださってありがとうございました！
次回の更新もお楽しみに～👋